文書作成に欠かせないWordですが、文章を書くだけではなく、表の作成やセキュリティ設定もできます。
作業効率をアップするために、知っておきたいWordの小技をご紹介します。
クリックだけで簡単！選択範囲
Wordの文章内でダブルクリックすると、単語が選択されるのは有名ですね。
他にもクリックやショートカットキーで選択出来るものをみてみましょう。
＊左余白でクリックすると、１行選択
＊文章内でトリプルクリック、もしくは左側の余白でダブルクリックをすると、段落選択
＊「Ctrl」を押しながらクリックすると、１文選択
＊「Ctrl」＋Aで文書全体選択
範囲選択のスピードが上がると、文章を編集するスピードが格段にアップします。
一度確定した文字を再変換する
Wordで文章を入力していると、漢字に変換する前に確定してしまったり、間違った漢字に変換してしまったりすることもありますよね。
削除してもう一度入力するのは面倒です。
その場合は、再度変換したい文字のところへカーソルを移動し、「変換」キーを押します。すると変換候補の一覧が表示されるので、選択し直しなおします。
「変換」キーは大抵の場合、スペースキーのすぐ横に配置されていますが、キーボードの種類によっては「前候補・変換」などと記載されているキーを利用する場合もあります。
IMEのバージョンや変換ソフトの種類によって操作方法が若干異なる場合もありますので、上記操作で再変換できない場合には、お使いのWordのヘルプなどを参照してください。
また、上記はWindowsでの操作方法となります。Macでは再変換をしたい文字を選択した状態で「かな」キーを2回続けて押します。
Windowsでは文字を選択しなくても、文字のどこかへカーソルを移動すればよかったのに対し、Macでは文字を選択状態にする必要があります。
表を入れると見やすさが格段にアップ！
意外と使わない機能ですが、Wordでは表も簡単に作ることができます。
Excelで作った表を挿入することも出来ますが、ここではWordだけで表を作成する方法をご紹介します。
基本の表の作成方法
Wordのバージョンによって多少異なりますが、メニューバーの「挿入」「表」または、ツールバーの「表の挿入」から行うのが簡単な方法です。
文字列から表を作成する方法
文字を入力したけれど、やっぱり表の方がわかりやすいかな？となったとき、表を作ってその中に文字を入れ直すのは大変ですよね。
そんな時には、既に入力してある文字列を活かして、素早く表を作成しましょう。
まず、文字列の中の表で「列」として分割したいところへ、「カンマ」や「タブ」などの区切り文字を入力します。
「行」の位置は「改行」を行なうことで指定できます。
そして、表にしたい文字列を全て選択した状態で、メニューバーの「挿入」「表」「文字列を表にする」を選択します。
例えば、
CRM,CMS,CS
BtoB, BtoC, BtoBtoC
この様な文字列が、下記の表に一瞬で変換できます。
こちらの機能もWordのバージョンやWindowsかMacかによって若干操作方法は異なりますが、大体同じメニューのところから操作できます。
パスワードの設定
社外秘の文章など、部外者に簡単に開けないように設定したいこともありますよね。
Wordで作成した文書には簡単にパスワードがかけられます。
Word2013、2016では、「ファイル」メニューから「文章の保護」→「パスワードを使って暗号化」でパスワードを入力できます。
Macでは「校閲」メニューの「保護」からパスワードの入力画面がでます。
パスワード設定画面を出すまでの操作方法は、WordのバージョンやWindowsかMacかによって、かなり異なりますので、注意しましょう。
こうした小技は、一度覚えてしまえば文章作成の効率が常にあがるのでおすすめです。
細かい操作方法まで暗記しなくても、「こんな便利な機能がある」ということを頭に入れておくといいでしょう。
