プロジェクトが動き出せば、必要となってくるのがタスク管理です。
ですが、なんとなく2つが混在してしまっていたり、タスクの実施漏れが発生してしまったりということも。
タスクの重要性とプロジェクトとのつながりについて解説します。
タスク管理はプロジェクトを遂行するために必要不可欠
プロジェクトが決まったら、そのプロジェクトを遂行する為に必要な手段を決めます。
「運営しているネットショッピングサイトの新規顧客を増やすキャンペーン」というプロジェクトを例として説明します。
新規顧客を何人（何％）増やしたいのか、という目標をまず再確認します。
そして、そのために必要な手段を模索します。
・「割引率の高い新規購入者専用のページを作る」
・「問い合わせページを作り、新規問い合わせに対し無料サンプルをプレゼントする」
・「紹介プログラムを作り、既存顧客に新規顧客を紹介してもらう」
などの複数の手段が考えられますね。
手段が決定したら、その手段に対して、どんな作業が必要なのかを洗い出し、リスト化します。これがタスクリストです。
プロジェクトには目的と手段があるのに対し、タスクは個々の作業と考えると、混同しにくいでしょう。
必要な作業を細かくタスク化してプロジェクトを成功に導く
プロジェクトを進める際に、タスク管理をしていないと、
・「今やるべき作業ではない事ばかりやっていた」
・「明日までに必要な作業が進んでいない」
・「同じ作業を重複して行っていた」
などという、トラブルが起こります。
大きなプロジェクトでは特に、作業をする人数も増え、作業期間も長くなります。
そこで作業がスムーズに進まなければ、ムダな作業や待機時間が多く発生し、プロジェクトが失敗しかねません。
必要な作業を細かくタスク化して整理し、限られた人材と時間をムダにしないように、上手に管理する必要があるのです。
タスクリストは期限と担当者、ボリュームを考慮して作成する
タスクリストは簡単にいうと「やることリスト」です。
ただし複数人で行うプロジェクトの場合は、単純にリスト化するだけではなく、期限や担当者、タスク1つのボリュームにも気を配る必要があります。
1.タスクの基本は期限を決めること
期限のないタスクは作業が滞りがちとなります。
タスクの一つ一つに必ず期限を設けましょう。優先度の高いタスクには、早めの期限を設けます。
2.すぐに取り掛かれる内容にすれば完了しやすい
タスクは本来、すぐに取り掛かれる作業内容が好ましいです。
大掛かりな準備が必要な作業はすぐに作業ができないため、その準備を細分化するなどしてから、タスクリストにしましょう。
3.タスク担当者を曖昧にすると実施漏れになりやすい
タスクは担当者が決まっていないと実施漏れを起こしがちです。
複数の担当者がいることも、作業漏れの原因となります。
複数の担当者が必要なタスクは１人をリーダーとしてタスク担当者とするか、タスクを１人でこなせる分量にわけましょう。
タスクリスト作成後も随時更新するのがタスク管理
タスク管理は、タスクリストを作って終わりではありません。
タスク管理者は、遅れているタスク、手もつけられていないタスクなどがないか定期的にチェックしなければいけません。
タスクの滞っている原因を確認し、別の担当者へのタスクの振り直しや、タスクリストの修正などを行い、随時調整しましょう。
タスクの管理者が全体を把握するのは大変ですから、ツールなどで、定期的にタスクの状況を確認できる環境が整っているといいですね。
