時間がない!そんな時に活用したいスケジュール管理術

 

スケジュール管理で必要なのは、実行しやすい、実現可能なスケジュール作成です。

以下、タスク漏れのない効率的なスケジュール管理方法について、詳しく見ていきましょう。

 

 

スケジュール管理の第一歩はタスクの洗い出し!

スケジュールを作成する際には、まずその期間にやらなければいけないタスクをすべて洗い出しましょう。

 

タスクのサイクルは、年、月、週、日の単位で、さまざまです。まずは大きなサイクルのタスクを洗い出し、最終的に毎日の予定に落とし込みます。

 

例えば、季節ごとに業務の内容が少しずつ違うのであれば、「何月に何をするか」具体的に書き出していきます。

次に、月ごとの詳細なタスクを洗い出します。この時に、上記の季節ごとに発生するタスクも必ず落とし込みましょう。

 

そして週のタスク、最後に日のタスクを洗い出していきます。

 

 

タスクには必ず優先順位とタイムリミットをつける

どのサイクルのタスクを設定する時にも、必ず優先順位をつけましょう。

 

月のタスクの中であれば、「その月にしかできない業務」「その月にやらないと意味がない業務」を最優先とします。

また、タスクにタイムリミットを設けることも忘れてはいけません。

タイムリミットのないタスクは、進みにくくなります。

 

また、タイムリミットまでの期間が長いタスクには、開始時期も設けましょう。長期の仕事は後回しになりがちですが、開始時期を設定することで、タイムリミットギリギリになってタスクが進行していない、という状態を防ぐことができます。

 

 

スケジュール作成に必ず必要な「クッションタイム」

 

必要なタスクの洗い出しをして、優先順位をつけ、タイムリミットを確認したら、早速スケジュールを作成します。

ここで忘れてはいけないのは、タスクの合間の休み時間です。

 

この時間は「クッションタイム」とも言われ、急な仕事が入った時や、タスクが長引いてしまった時に、それを吸収する役目があります。

もちろん、文字通り「休み」として休憩することも必要ですね。

ダラダラと業務が長引いたために消費した時間とは異なり、意識的に「休む」と決めた時間は、次のタスクへ向けて頭を切り替え、スムーズに業務をこなすために有効です。

 

この「クッションタイム」は、スケジュールを確実にこなす上でとても重要なポイントになります。

予定通りにタスクが終わらない時にそれを消化する時間がないと、予定がどんどんずれ込んで、結果、全体としてスケジュール管理が機能しなくなってしまうからです。

「クッションタイム」は毎日のスケジュールの中だけでなく、週ごとや月ごとのスケジュールにも入れましょう。

 

日頃のスケジュールがあまりにも忙しい場合には、思い切って月に1日ほど「休日(有給など)」というタスクを作ってしまっても良いかもしれませんね。

 

 

スケジュールに入り切らないタスクは見直しを

常に忙しくしている人なら、スケジュールをたててみたものの、必要なタスクが入り切らない、ということもあり得ます。

その場合、「クッションタイム」を削ってスケジュールを詰め込むのではなく、タスクの見直しをしましょう。

 

本当に必要なタスクなのか?効率化できないか?別の人に頼めないか?など、よく検討しましょう。

忙しさに負けない自己管理も、スケジュール管理の一つです。

定期的に休みを取るなどの方法で体調を整え、集中力を保ち、体調不良や非効率な作業によるタスクの遅れを防ぎましょう。タスクを完了するまでが、スケジュール管理と心得ることが大切です。