リモートワークとは主に自宅で働き、メールや電話などで会社とコミュニケーションを取りながら仕事を進める方法を言います。
リモートワークを導入することで通勤時間の削減、幅広い人材の確保、ワークスペースや交通費等のコスト削減などの効果が期待できますが、勤怠管理や情報漏洩、人事交流の面で様々な課題があるのも現実です。
そこで、リモートワークの導入することで、生産性が向上する4つのポイントをご紹介しますので、参考にしてみて下さい。
1.リモートワークを成功に導くために必要な環境整備
まずは、従業員が出社しなくても、会社の業務が効率的に行われる環境を整えることが大切です。
そのためには、チャットワーク、クラウド型のファイル共有ツール、オンライン会議用のツールを導入することが不可欠です。
・・①コミュニケーションを円滑にするチャットワーク
チャットワークは遠方で働く社員とのコミュニケーションを取るためのものです。
チャットワークを使うと複数人での会話も可能になりますから、チームで動いているプロジェクトを進めるためにも欠かすことのできないツールです。
社内だけでなく取引先との連絡を取る場合にも活用できます。
また、一目でオンライン状態であるかどうかも把握できるので、勤怠管理がしやすくなるというメリットもあります。
・・②情報共有に不可欠なクラウド型ファイル共有ツール
ファイル共有ツールは、社員間で情報を共有するために必要となります。
別々の場所にいても同じ資料を見ることができれば、一気に仕事の効率化が図れます。
有名なものではグーグルドライブやドロップボックスなどがありますが、いずれもセキュリティが比較的しっかりしていて容量も大きいのでお勧めです。
・・③オンライン会議でスケジュール調整も楽に
スカイプなどを用いたオンラインでの会議なら、遠方の取引先とも密に顔を合わせられるので、リモートワーク以外にも活用できます。
わざわざ時間を合わせて1カ所に集まらなくても良いため、スケジュールを調整する必要も少なくなります。
2.リモートワークを成功に導く勤怠管理のルール作り
次に、リモートワークのルール作りを行いましょう。
週に何回までリモートワーク可能とするのか、事前申請は必要か、誰でも利用できるようにするか否か、勤務時間帯をどうするかを決めておくことで、社員間の不公平感を少なくできます。
特に勤務時間をしっかり決めておくと、急なオンライン会議や出社案件にも柔軟に対応できるので便利です。
過重労働や勤務時間の不正申告も防止することができます。
3.情報漏洩を防ぐリモートワークの方法
在宅などで勤務する際に大きな弊害となるのは、情報漏洩などのセキュリティ面にあります。
そこで業務用のパソコンや携帯を支給したり、セキュリティソフトを導入するといった対策が必要です。
公共の場でパソコンを開かない、重要な資料には必ずパスワードロックをかけるなど、社員教育を徹底することも大切です。
4.リモートワークに適した人材配置を考える
最後は人事面の対策です。
リモートワークに向いている人とそうでない人を見分け、適所に配置することが重要な鍵となります。
例えば、自分から積極的に動ける人や、メールを通じたコミュニケーションに長けた人であれば、リモートワークは苦になりません。
逆に、オンオフの切り替えが下手な人や一人作業が苦手な人はリモートワークに向いていないでしょう。
リモートワークの導入を検討するなら、採用の際にもその適性を考慮すべきです。
会社の特性に合わせてリモートワークの導入を
以上、4つのポイントを挙げましたが、最終的には個々の企業の業種や規模、社員の人数などの特性をも考慮し、それぞれに合ったリモートワークの在り方を考えなければなりません。
合わせて会議の無駄や不必要なルーチンワークを洗い出すことで、より生産性の高い会社運営が可能となるでしょう。
