「企業の改革や改善と聞くと、莫大なコストがかかりそう……」経営者ならなおさらそんなイメージを持っているかも知れません。
コストをかけずに業務を大幅に改善する為には、PDCAサイクルを上手に回しましょう。
PDCAサイクルを効率的に回すポイントについて、解説します。
PDCAサイクルは「早さ」と「繰り返し」が重要
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つを進め、そのサイクルを繰り返すことで業務を改善する手段のことをPDCAサイクルといいます。
重要なのは、繰り返すこと。1度のサイクルで終わらずに、何度も繰り返し実践しましょう。
ですが、実はPDCAサイクルは「上手く回らない、回りにくい」という問題が起こりやすい手法でもあります。
それでは、PDCAサイクルを早く確実に回すにはどうしたら良いのでしょうか。
・・Plan（計画）は慎重に！ 数値化と期限を設けて早く回す
計画を立てるには一般的に5W2H（誰が・いつ・どこで・何を・何故・どうやって・いくらで）を意識すると良いと言われています。
大まかな目標を立てただけでは計画とは言えません。どんなに小さな計画でも、具体的な数字や期限を設けておくと後で評価がしやすくなります。
例えば、「今月はいつもよりも新規顧客獲得に力をいれよう」というような目標ではなく、「今月1日〜25日の間は中央区の新規顧客獲得の為に、営業部署5名全員が、中央区の新規顧客ターゲットへの訪問を1日に3件行い、中央区の新規顧客を4件獲得しよう」というような、具体的な計画が必要です。
・・Do（実行）は素早く
計画を立てたら、素早く実行しましょう。計画ばかり立てても、実行に移さなければPDCAサイクルが回りません。その為にも計画の段階で、すぐに実現可能・具体的な計画にしておくことが重要です。
実行中は計画を常に意識し、適切な評価ができるように、結果を数値で残しましょう。
・・Check（評価）は計画がきちんとできていれば簡単
達成できたか、できなかったかの判断基準が計画の時点で明確ならば、評価はすぐにできます。
評価の判断が難しい状況になると、PDCAサイクルが止まってしまうため、計画の時点で評価しやすさを意識することが大切です。
・・Action（改善）は次の計画を意識すること
最後に、計画の達成率などから改善策を出します。主に会議などで話し合うのに適しているのは、この「改善」です。
このPDCAサイクルにおける計画の悪かった所だけではなく、良かった所についても次の計画に活かしましょう。
PDCAサイクルは、何度も回すことで効果がでますから、次の計画を意識して改善策を練るのが大切だと言えます。
大きなPDCAサイクルだけでなく小さなPDCAサイクルも活用
PDCAサイクルは大きなプロジェクトの為だけのものではありません。
日々の業務もPDCAサイクルを意識するだけで効率化できます。
「今日は午前中に顧客との電話とメールを、午後からはプレゼンテーション資料を作り、16時から新製品情報に目を通し、17時から日報や残務を済ませ、残りの時間で明日の準備をする」
といった具合です。
PDCAサイクルは管理部門にも活かせる
PDCAサイクルは、数値目標を掲げやすい営業目的や生産管理部門だけではなく、管理部門にも活かせます。
目標が抽象的になりがちな管理部門でも、小さなPDCAサイクルを素早く何度も回すことで、業務を効率化することができます。
計画の実行中に計画を変更しないこと、どんな小さなPDCAサイクルでも、計画→実行→評価→改善まで必ず回すこと、そして、回し続けることが重要です。
既に業務に取り入れているようで、きちんと回せていないことが多いPDCAサイクル。もう一度見直して、コストをかけずに業務改善をしてみてはいかがでしょうか。
