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PDCAサイクルでコストをかけない業務改善のポイントを解説! | みんなのCRM

PDCAサイクルでコストをかけない業務改善のポイントを解説!

 

「企業の改革や改善と聞くと、莫大なコストがかかりそう……」経営者ならなおさらそんなイメージを持っているかも知れません。

コストをかけずに業務を大幅に改善する為には、PDCAサイクルを上手に回しましょう。

PDCAサイクルを効率的に回すポイントについて、解説します。

 

 

PDCAサイクルは「早さ」と「繰り返し」が重要

Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つを進め、そのサイクルを繰り返すことで業務を改善する手段のことをPDCAサイクルといいます。

重要なのは、繰り返すこと。1度のサイクルで終わらずに、何度も繰り返し実践しましょう。

 

ですが、実はPDCAサイクルは「上手く回らない、回りにくい」という問題が起こりやすい手法でもあります。

それでは、PDCAサイクルを早く確実に回すにはどうしたら良いのでしょうか。

 

 

・・Plan(計画)は慎重に! 数値化と期限を設けて早く回す

 

計画を立てるには一般的に5W2H(誰が・いつ・どこで・何を・何故・どうやって・いくらで)を意識すると良いと言われています。

大まかな目標を立てただけでは計画とは言えません。どんなに小さな計画でも、具体的な数字や期限を設けておくと後で評価がしやすくなります。

例えば、「今月はいつもよりも新規顧客獲得に力をいれよう」というような目標ではなく、「今月1日〜25日の間は中央区の新規顧客獲得の為に、営業部署5名全員が、中央区の新規顧客ターゲットへの訪問を1日に3件行い、中央区の新規顧客を4件獲得しよう」というような、具体的な計画が必要です。

 

 

・・Do(実行)は素早く

 

計画を立てたら、素早く実行しましょう。計画ばかり立てても、実行に移さなければPDCAサイクルが回りません。その為にも計画の段階で、すぐに実現可能・具体的な計画にしておくことが重要です。

実行中は計画を常に意識し、適切な評価ができるように、結果を数値で残しましょう。

 

 

・・Check(評価)は計画がきちんとできていれば簡単

 

達成できたか、できなかったかの判断基準が計画の時点で明確ならば、評価はすぐにできます。

評価の判断が難しい状況になると、PDCAサイクルが止まってしまうため、計画の時点で評価しやすさを意識することが大切です。

 

 

・・Action(改善)は次の計画を意識すること

 

最後に、計画の達成率などから改善策を出します。主に会議などで話し合うのに適しているのは、この「改善」です。

このPDCAサイクルにおける計画の悪かった所だけではなく、良かった所についても次の計画に活かしましょう。

PDCAサイクルは、何度も回すことで効果がでますから、次の計画を意識して改善策を練るのが大切だと言えます。

 

大きなPDCAサイクルだけでなく小さなPDCAサイクルも活用

 

PDCAサイクルは大きなプロジェクトの為だけのものではありません。

日々の業務もPDCAサイクルを意識するだけで効率化できます。

「今日は午前中に顧客との電話とメールを、午後からはプレゼンテーション資料を作り、16時から新製品情報に目を通し、17時から日報や残務を済ませ、残りの時間で明日の準備をする」

といった具合です。

 

 

PDCAサイクルは管理部門にも活かせる

PDCAサイクルは、数値目標を掲げやすい営業目的や生産管理部門だけではなく、管理部門にも活かせます。

目標が抽象的になりがちな管理部門でも、小さなPDCAサイクルを素早く何度も回すことで、業務を効率化することができます。

計画の実行中に計画を変更しないこと、どんな小さなPDCAサイクルでも、計画→実行→評価→改善まで必ず回すこと、そして、回し続けることが重要です。

 

既に業務に取り入れているようで、きちんと回せていないことが多いPDCAサイクル。もう一度見直して、コストをかけずに業務改善をしてみてはいかがでしょうか。