「業務効率化を目的にIT導入をしたのに、以前より仕事が増えた」
「特定の人に仕事が偏ってしまった」
「導入費用に対して効果が上がっていないように思える…」
実は、そんな企業が多数存在します。
何をしたら理想的なIT導入になるのか、効果を実感するには何をしない方がいいのか、詳しく解説していきます。
システム導入前の構想が全てのカギを握る！
まずはきちんと構想を練り、具体的な内容と目標を決めて、コストを把握し、投資効果が本当にあるのか見極めてから導入しましょう。
細かく内容を詰めずにシステムを導入すると失敗に繋がってしまいますから、注意してください。
・・業務実態を把握し、具体的な要望をとりまとめる
システムを導入する際に、システムの仕組みや効果について全て把握しているスタッフが自社内にいればいいですが、一般的にはそうではありません。
また、システム開発会社のスタッフはシステムの仕組みには詳しいですが、導入先の会社の業務実態までは把握していません。
実際の業務を行なうスタッフの意見を取りまとめ、何が必要で、どんな風になったら便利なのか、具体的な内容をシステム開発会社へ伝える必要があります。
・・システム導入による具体的な改善目標を設定する
「なんとなく今より効率化されるだろう」というような漠然としたイメージではなく、「この作業の負担を減らす」「この作業にかかっていた時間を半分にする」など、具体的な目的や目標を設定することで、システムの具体的な構想が見えてきます。
・・導入後に必要となるコストも把握しておく
ITシステムにかかる費用は導入コストだけではありません。
導入するシステムによっては、情報システム部門を増員する必要性が出てきて大幅なコスト増となる可能性もあります。
導入後のコストを細分化して詳細を把握し、今のコストと比べることも必要です。
・・余計な分野にまでシステム化を広げすぎない
IT導入時に、当初予定していた分野以外にまで対象を広げてしまうと、失敗することがあります。
「安いからついでに」と対象を広げても、結局使わずにゴミになるだけではなく、作業が以前より複雑になり非効率になる可能性もあるのです。
IT化によるメリットが見込める業務か、本当にIT導入が必要な業務かを見極めることが重要です。
全てのスタッフがスムーズにシステムを運用できるように
ここからは、現場のスタッフ全員がスムーズにシステム利用できるよう、やるべきことをご紹介します。
・・現場のスタッフが使いやすい入力フォームにする
せっかくIT導入によって業務の効率化を図ろうとしても、入力方法が煩わしければスタッフは負担に感じてしまいます。
入力フォーム1つをとっても、現場のスタッフが使いやすいものにすることが大切です。
そのため、入力フォームについては「外出先でも使えるツール」など漠然としたイメージで構想してはいけません。
現場のスタッフに対し、外出先では
＊何をしたいのか
＊何を出力したいのか
＊どんな形式で出力したいのか
＊どんな入力方法にしたいのか
など、詳しくヒアリングすることが大切です。そうすることで、全てのスタッフが使いやすいシステムになるでしょう。
・・システム導入に伴う変更を負担に感じさせないようにする
システム導入に伴い業務内容が変更になると、戸惑いや不満を感じるスタッフもいるでしょう。
そうならないためにもIT導入によるメリットをスタッフ全員と共有し、理解を得ましょう。
一時的に覚えることや負担が増えても、結果的に企業にとって、自分たちにとってのメリットになるとわかれば、スタッフもシステム利用に対して積極的になります。
以上が、IT導入時にやった方がいいこと、やらない方がいいことのご紹介になります。
充分な構想を練り、システム導入が本当に必要な業務に絞ることで、投資効果の高いIT導入を目指してみませんか？
