打ち合わせをする際、「もっと効率よく進められたらな」と思ったことはありませんか？
どんなに打ち合わせの段取りをよくしても、やる気がなかったり、体調が悪かったりしたら、よい意見なんてでるわけがありません。
仕事の打ち合わせであれば上司に褒められる自分を、遊びなら友人同ら楽しむ自分を想像しましょう。
少しでも意識を変えれば効率は激的に変わる
・・ポイント1.「自分の存在感をアピールする場」と考える
仕事の打ち合わせにおいて、誰もが感心するような意見を述べることで存在感が大きくなれば、その後のあなたの発言力や立場は向上します。
積極的になればなるほど、より有効なアイデアが生まれるはずなので、おのずと打ち合わせの効率は上がるでしょう。
功名心のあるベテラン社員の方にとっては当たり前のことですが、入社してまだ数年も経っていない若い方は意外と自覚ができていないものです。
一度自分を見つめ直して、気持ちを入れ替えてから打ち合わせに臨んでみましょう。
・・ポイント2. あらかじめ打ち合わせ用の資料を共有しておく
前もって資料に目を通しておけば、実際の打ち合わせの場では余分な説明を省略できますし、あらかじめ自分の意見を温めておくことも可能になります。
直前、もしくはその場で確認するのではなく、大事なことは事前に把握し、共有しておきましょう。
・・ポイント3. 資料に凝りすぎない
PowerPointなどで作成した写真やグラフをバッチリ盛り込んだ資料は確かに見やすいです。
しかしながら、凝れば凝るほど資料作成の時間はかさんでいきます。
たとえ打ち合わせの効率化を図れたとしても、仕事全体の効率を落としたり、凝りに凝った資料を作成した時点で燃え尽きてしまったりしたら本末転倒です。
・・ポイント4. なるべく少人数で行う
あまり関連性のない方、打ち合わせに参加するには明らかに経験不足の方はなるべくメンバーから外しましょう。
質の悪い意見は打ち合わせを長引かせる原因のひとつになりかねません。
・・ポイント5. 人間関係を考慮したメンバー選びをする
極端に仲が悪かったり利害関係が一致しないもの同士は、できれば同席させない方がよいでしょう。
合理性より感情が優先されると打ち合わせが荒れること間違いないです。
いずれは関係を修正させなければならないとはいえ、打ち合わせの場にふさわしくありません。
・・ポイント6. 前日に深酒しない
お酒を飲みすぎると、体内のアルコールの分解や尿意により眠りが浅くなります。
当然のことながら翌日は、眠気とだるさにより頭の回転が鈍くなり打ち合わせの効率は悪くなるでしょう。
多量の寝酒が常習的になっている方は、一定期間アルコールが入っていない体調を実感してみることをおすすめします。
その日々のだるさや眠気は、年齢や仕事の疲れからのものでは決してありませんよ。
・・ポイント7. 喫煙者は禁煙すること
喫煙者にとってのニコチン切れは、大幅な集中力の低下につながります。
喫煙OKの打ち合わせなら問題ないでしょうが、近年においてはそうじゃない場合も少なくありません。
もちろん、席を立ってタバコを吸いに行くのも効率を落とします。
本気で禁煙をするのであれば、禁煙外来がおすすめです。
向上心を持って打ち合わせに取り組もう
打ち合わせを効率よく進めるには、ちょっとした気持ちの切り替えや下準備、気配りというように簡単に実践できるものばかりですが、それぞれその威力は絶大です。
しかし、やる気のないままの効率化は単なる手抜きになりかねません。
打ち合わせを効率よく進めるためには、まずは「向上心」を保つことが大事なのです。
