業務マニュアルは、業務を効率よく正しく行なうための手引書です。
もしもマニュアルがわかりにくければ、読まれなくなってしまいます。
人にうまく伝わり、活用されるマニュアルにおいて重要な3のキーポイントと効率のよいマニュアルを作りについても解説します。
「正確」「最新」「わかりやすい」マニュアルは活用される
よく活用されるマニュアルとは、内容が正確で、情報が新しく、わかりやすいものです。
・・正確でないマニュアルは逆効果
間違ったマニュアルに沿って業務をこなしたら問題が起こる可能性もありますよね。
マニュアル内容の間違いを防ぐためにも実際の業務担当者のチェックを経るなどをして、複数人でチェックを行ないましょう。
・・情報が古いと業務が非効率に
マニュアルに記載されている情報が古いと最新の業務手順が伝わりません。
さらに、古い手順に沿って業務を行なうと後で最新の手順に直さなければいけなくなり、2度手間になってしまいます。
その後はマニュアルに頼りたくなくなり、読まれなくなってしまいます。
そのため、マニュアルは常に最新に保つことが重要です。
また、マニュアルを作成する際に更新しやすさを念頭において構成を決めることが必要です。
具体的には、1つの業務を細かいチャプター分けし、更新が必要なチャプターだけを変更すればよいようにしておく方法があります。
マニュアルを更新した際には、更新前のマニュアルも残しておきましょう。
そして、改訂した理由、改訂箇所を新しいマニュアルに記載しておくことで、作業手順が変わったことに対するスタッフの「とまどい」を最小限にできます。
・・わかりやすく伝えるために「図・写真」「コツ」を加える
写真や図を用いたマニュアルは、文字だけのマニュアルよりも、ずっとわかりやすいですよね。
ただし、あまり写真や図を加えすぎるとマニュアルを改訂する際に手間がかかります。
業務によっては動画が効果的なこともあり、その場合には改定時の負担を考慮しておきましょう。
さらに、手順だけではなく、その業務をこなすためのコツを文章などで加えておくのも効果的です。
誰かに聞かなくてもマニュアルを見るだけで、その業務のコツがわかるとさらに業務が捗ります。
繰り返し活用するための「目次」「索引」
一通りの業務手順を覚えたあとも、マニュアルを再確認する機会はあります。その際に目次や索引があれば、確認したい項目がすぐに見つけられるでしょう。
目次を作ることは、そのマニュアルの利用目的、概要をハッキリさせることにも繋がります。
さらに、目次や索引で、改訂箇所と改訂日がすぐにわかるようになっていれば、ベテランスタッフも活用できるマニュアルになります。
情報を共有してマニュアル作成の業務自体を効率化する
マニュアル作成業務は常に更新が必要な為、終わりがなく、負担が大きいものです。
そこで、マニュアル作成業務自体を効率化する方法をご紹介します。
まず、最初から完璧なマニュアル作成を目指すのではなく、大まかに業務手順をまとめたマニュアルを作りましょう。
そのマニュアルをスタッフ間で共有し、足りない部分や古くなった部分、間違っている部分について、いつでも誰でもコメントできるようにします。
もらったコメントを参考にマニュアルを更新することで、常に新しいマニュアルに更新でき、正確さやわかりやすさも向上していきます。
たくさんのスタッフの知識を効率的に集めることで、マニュアル作成者の作業負担が減りますよ。
うまく伝わるマニュアルを作成し、業務の効率化をはかってみてはいかがでしょうか。
