会社の情報共有がうまくいかない2つの理由と改善策

2018.03.30

業務を効率良く円滑に進めるためには、個人や部門ごとの進捗・状況といった情報が社内できちんと共有されていることが必要不可欠です。

しかし、会社での情報共有がうまくいかず、どう改善すべきか分からないと悩む企業も少なくないようです。

ここでは、会社の情報共有がうまくいかない2つの理由と、その改善策を解説します。

情報共有がうまくいかない理由の1つに「そもそも社員が情報共有のメリットや重要性を理解していない」という問題点が挙げられます。

自分だけ、または部門内の人間だけが情報を知っていれば良いという考えでは、情報共有の優先順位が下がり、いっこうにすすまなくなってしまいます。

改善策:情報共有のメリットを伝えて社員への意識付けを行なう

この問題を解決するためには、社員へ情報共有のメリットを伝え、その重要性を理解してもらうことが大切です。

具体的なメリットとしては以下の3つが挙げられます。

情報共有によって個人や部門がお互いにどのような業務を行い、どのような状況にあるかを把握・可視化することで、情報漏れや伝達ミスを事前に防ぐことができます。

実際に問題が起きても原因が特定しやすいので、迅速かつ柔軟な対応を図れるでしょう。

新入社員に対し、業務手順をひとつひとつ教えなければならなかったり、違う社員に同じような説明を何度もしなければならなかったり…と、社員教育に手間や時間がかかると悩む企業も多いものです。

しかし、情報を共有し、いつでも・誰でも閲覧できるようにしておけば、各自が必要に応じて自由に情報を得ることができます。

さらに、一度に情報共有ができれば、その場にいなくても報告・連絡・相談ができ、伝達の手間を省くこともできるのです。

お互いのノウハウを共有することで、他の社員や部門もそのノウハウを取り入れたり、新たなアイデアが浮かんだりと、社内全体の業務改善や生産性の向上を図ることができます。

また、良い情報も悪い情報もオープンにし、日常的にコミュニケーションを取ることで社内の人間関係が円滑になるというメリットもあります。

現在、情報共有を効率化するためのツールは多数存在しています。

実際にさまざまなシステムを導入している企業も多いことでしょう。

しかし、部門や目的によって異なるツールが使われ、情報が一元化されていないために、「知りたい情報をすぐに見つけることができない」「どのように使用すれば良いのか分からない」といった問題点が挙げられます。

ツールは各部門や目的によって使い分けるのではなく、社内で出来る限り統一化すると楽になります。

メインとして使用するツールを決めて情報を一元化し、必要に応じてサブとして他のツールを使用するのも良いでしょう。

ツールによっては、似たような種類の情報を集めることができるタグ機能や、各部門のみに開示したい情報などを振り分けることができるグループ機能、記入項目をテンプレート化する機能など、さまざまな便利機能があります。

情報共有をさらに効率化できるよう、このようなシステムを積極的に利用し、その使用ルールを社内全体で決めて共有することも大切です。

情報共有は、企業の生産性を向上させるための基盤とも言える大切な要素です。

情報共有の重要性を正しく理解したうえで適切にツールを利用し、業務の効率化を図っていきましょう。