日頃からマイクロソフトのExcelは業務で使用しているがGoogleスプレッドシートは使用したことがない、という方は多いのではないでしょうか。
少し前まではその機能や汎用性から、表計算ソフトにはExcelのみを使用することが一般的でしたが、最近ではその使い勝手の良さから業務改善にGoogleスプレッドシートを活用する企業が増えています。
今回は、Googleスプレッドシートが業務改善に役立つその理由や活用法をご紹介したいと思います。
同時編集できるGoogleスプレッドシートで大幅に業務効率化！
画像引用元：https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/
Googleスプレッドシートの最大の特徴とも言えるのは、同時編集機能があるという点です。
通常、Excelでは誰か他のユーザーがファイルを開いていると、後からそのファイルを開いたユーザーは読み取り専用となり編集ができません。
その場合“共有ブック”を設定することで共同作業をすることは可能ですが、利用するには多くの制限があります。
また、これらの制限が少ない“共同編集”機能においても、特定のバージョンのExcelのみでしか利用ができません。
一方、Googleスプレッドシートでは共有ボタンをクリックし、編集の許可をするだけで、最大50人まで同時編集が可能です。
さらに閲覧のみであれば最大200人まで同時閲覧できます。
また、編集中はシートの上部や選択中のセルに編集している人の名前が表示されるため、重複して編集するリスクを減らせるというメリットもあります。
そのため資料作成を行う際など、編集している人の数が多ければ多い分、作業時間が短縮され作業効率を上げることができるのです。
仕事が捗る！Googleスプレッドシート活用法3選
では、Googleスプレッドシートの同時編集機能の具体的な活用方法を見ていきましょう。
以下では、すぐ業務に導入できる方法を3つご紹介したいと思います。
1.シートを操作しながらミーティング
共同編集機能の最もベーシックな活用法としておすすめなのが、ミーティングや会議の議事録的な役割としてGoogleスプレッドシートを利用する方法です。
手順としては、まずミーティングや会議に参加するメンバーがあらかじめ議題などをシートに書き込んでおきます。
そして、各自がモバイルPCを持ち込み、話し合いをしながらその都度決定事項や課題を書き込んで行くようにすれば、改めて資料をまとめる必要が省けます。
さらに、Googleスプレッドシートは今誰が編集しているかもリアルタイムで把握することができるため、入力ミスなどの間違った書き込みもすぐに修正することが可能です。
2.チャットしながらの編集で移動中も◎
Googleスプレッドシートでは、シートの画面上で複数の離れた場所にいるメンバーとチャットをすることができます。
そのため、わざわざファイルを見ながら電話やメールで資料の確認をする必用がなく、ちょっとした確認や、繰り返しの確認が必要な場合、移動中など電話ができないような場面にも便利です。
チャットをする相手もログインをしている必要はありますが、画面の右上にあるチャットマークをクリックするだけと、チャット使い方も簡単です。
3.自動メール通知で報告も簡単
誰かがシートの編集をした時に管理者やメンバーがそのことを知りたい場合、“通知ルール”を設定することで、メールやメンバーに自動でメール通知をすることが可能です。
そのため、報告書や連絡事項の伝達にGoogleスプレッドシートを活用することで、報告をする側もされる側も伝達の手間が省けますし、誰がシートを編集したかをチェックしたい時にも便利です。
また、Googleスプレッドシートシートは専用のアプリでスマートフォンから作成や編集ができますが、通知ルールについてもスマートフォンで設定が可能ですので、外出時の忙しい時にも活躍してくれることでしょう。
使える機能は他にも！Excelとの併用で賢く活用しよう
今回はGoogleスプレッドシートの同時編集機能を中心にご紹介しましたが、Googleスプレッドシートでは、この他にもオフラインでも編集できる機能や、データを簡単にWebサイトとして公開できる機能、Excelデータのインポートやクラウドへの保存など、あまり知られていない便利な機能がたくさんあります。
また、GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントがあれば無料で利用可能なため、
＊通常の業務にはExcel
＊共同作業したい時にはGoogleスプレッドシート
というように、賢く活用することで業務改善を図りましょう！
