業種を問わず、日々の業務で使用することの多いExcel。
不便だな、と思うことがあっても、その場しのぎの対処をして済ませてしまっている方も多いのではないでしょうか。
今回は、日々の業務に取り入れやすい、意外と知られていないExcelの裏技をいくつかご紹介したいと思います。
作業に合わせてリボンをカスタマイズ
Excel2007以降のバージョンでは、それまでページ上部にあったメニューやツールバーはなくなり、リボンと呼ばれるメニュー形式が登場しました。
長くExcelを使用してきた方からは使いづらいという声も多く聞かれるこのリボンですが、Excel2010からはリボンを自分の使いやすいようにカスタマイズできるようになりました。
以下の方法で作業によく使用するボタンなどを配置し、作業効率をアップさせましょう。
・・リボンのカスタマイズ方法
- リボンの上で右クリックをし、メニューの中の「リボンのユーザー設定」をクリックします。
- 「Excelのオプション」ダイアログが表示されるので、左側のメニューから「リボンのユーザー設定」を選択します。
- 左側のボックスにはExcelのコマンド一覧、右側のボックスはリボンのタブの設定があります。右側に表示されている既存のタブに左側のコマンドを追加・削除したり、新しいタブやグループを作って、そこにコマンドを追加・削除していきます。「▲」「▼」ボタンで順番を入れ替えたり、誤って削除してしまった場合などは、「リセット」ボタンでリセットすることも可能ですので、一度カスタマイズしたあとに微調整していくとより使いやすいリボンになるでしょう。
フラッシュフィルで大幅時短
フラッシュフィルとはExcel2013から導入された新機能で、既に入力されているデータからルールを見出し、そのルールに従って自動的にデータの入力ができるというものです。
似たような機能として既にオートフィルがありますが、フラッシュフィルでは最初に元となる値や数式の入力をする必要がありません。
・・フラッシュフィルの使用例
例えば、縦一列に氏名が書かれた名簿があるとします。
この氏名のセルの隣に姓と名を分けて入力したい場合、一番上の氏名の姓だけを最初に入力し、その下のセルをアクティブセルにして、「フラッシュフィル」ボタンを押すだけで、残りのセルに姓が自動入力されます。
他にも、頭文字だけを大文字にするなど、規則性を見出せるものであれば様々な応用が可能です。
もちろん、あらかじめExcelに認識されやすい方法で入力することも時には必要ですが、関数を使って時間短縮できていたことがさらに容易になるため、大幅な時間短縮が期待できます。
TRIMで無駄なスペースを削除
PDFやWordからExcelへテキストやデータをコピー＆ペーストした場合や、複数の人が同じ表に入力をした場合に、無駄なスペースが入ってしまっていて途方に暮れたことはありませんか？
このような場合に有効なのがTRIM関数です。
TRIM関数を使用すれば、文字列の先頭・末尾にあるスペースは全て削除、例えば英文などで文字と文字の間にスペースが必要な部分は、1つだけスペースを残してあとは削除されます。
探しては消す、という手間が省けるため、テキストやデータの量が多ければ多いほどかなりの時間短縮になりますよ。
・・TRIM関数の使用方法
テキストやデータが入力されているセルとは別のセルに「＝TRIM（参照するセル）」と入力すると、そのセルに無駄なスペースが削除されたテキストやデータが入力されます。
Excelの裏技で業務の問題をひとつずつ解決
Excelは様々なことができる非常に便利なソフトですが、その一方で多すぎる機能に混乱しがちであるのも事実です。
最近ではMicrosoft Officeのヘルプページ（https://support.office.com/ja-JP/Excel）以外にも、様々なサイトでExcelのテクニックが紹介されています。
まずは日々の業務の「なんだか不便だな」「この処理が早くできたらな」などというちょっとした問題から、ひとつずつ解決してみませんか？
