良いアイディアが浮かんだのに、いざ企画書を作ってみるとなんだか伝えたいことが伝えきれていない、上司に企画書がわかりにくいと言われた、そんな経験をされた方は多いのではないでしょうか。
今回は、頭の中にあるアイディアをわかりやすく相手に伝える企画書づくりのポイントについてご紹介します。
「5w1h」をおさえた構成にすると自然にわかりやすくなる
5w1hという言葉、英語の授業で覚えたという方も多いと思います。
これは仕事をする上での基本的な考え方、いわゆる「ビジネスフレームワーク」のひとつでもあり、企画書を構成する際にも役立ちます。
以下の項目をすべておさえる形で構成を考えると自然とわかりやすい企画書になりますので、ぜひ覚えておきましょう。
＊なぜ（Why）
なぜこの企画を考えるに至ったのか
＊なにを（What）
何を目的としているのか
＊どこで（Where）
どこでその企画を展開するのか
＊いつ（When）
いつその企画を実施するのか
＊だれが（Who）
誰がその企画を実施するのか
＊どのように（How）
どのようにその企画を実施するのか
ちなみに、5w1hにさらにWhom（誰をターゲットにするのか）、How much（いくらで実施するのか）を加えた6w2hという考え方もあります。
報告する相手やタイミングなど、必要に応じて使い分けるようにしましょう。
デザインは「無駄なく」「揃える」を意識しよう
手の込んだ企画書がわかりやすいかと言えば必ずしもそうではありません。
基本的にビジネスに用いるデザインは極力無駄を省いたシンプルなものが適しています。以下の要素においても「揃える」ことを意識してみましょう。
・・フォントは基本的に1種類・サイズは3種類まで
基本的に使用するフォントは1種類のみ、企画書やプレゼン資料においては可視性の高いゴシック体を用いることが好ましいでしょう。
フォントのサイズは見出し、本文、説明といったように、構成要素によって変化をつけます。ただし
この場合のサイズも3種類程度にとどめるようにしましょう。
・・ベースとなるカラーや使用時のルールを決める
シンプルに見せるためには、少ない色で構成することも重要です。
最初にベースとなるカラーを3〜5色程度決めておき、例えば問題点の囲み線には赤、解決方法の囲み線には青といったように、内容に応じて使い分けるようにしましょう
・・テキストの量に関係なく図形の大きさを揃える
企画書では円形や長方形の中にテキストを配置して図形で示すことが多いものです。
この場合もテキストの量に合わせて図形の大きさを微調整するのではなく、テキストが少なく余白ができても、図形の大きさを揃える方がすっきりと見やすくなります。
この際、フォントのサイズも揃えることを忘れないようにしましょう。
・・間隔や余白の面積を揃えて美しい見た目にする
企画書に限らず雑誌やWebページにおいても、文章や図を配置する間隔や余白の面積を揃えることは美しいデザインの基本です。
例えばパワーポイントなら
＊位置合わせ
＊ガイド
＊グリッド
などレイアウトに便利な機能がありますので、こういった機能を活用して、間隔を揃えることを意識してみましょう。また図形だけでなく、行間などを揃えることも大切です。
・・全体のうち20％〜30％ほどは余白をとる
企画書には多くの情報を盛り込みたくなりますが、情報が多すぎると何が重要なのかがぼやけてしまいがちです。
また、びっしりとテキストが書かれていると、それだけで読み手は拒否反応を起こしてしまいます。
そのため、パワーポイントであれば全体の20％〜30％ほどの余白をとるように意識してみましょう。
また、キーワードなどであれば、真っ白なページの中央に一行だけ配置することで、相手に強く印象づけることもできます。
伝えたい情報ほど余白を多くとるイメージでレイアウトしましょう。
・・数字は図におきかえて見やすくする
余白のない企画書と同様に、数字が羅列された企画書も相手を疲れさせてしまいます。そのような場合は円グラフや棒グラフにするなど、数字の羅列は避け、図におきかえましょう。そうすることで、見やすさが格段にアップします。
プレゼンテーションにおいて最も重要なことはあなたのアイディアですが、そのアイディアを活かすのも殺すのも企画書次第です。今回ご紹介したポイントを意識して、伝わりやすい企画書を作りましょう。
