従来のビジネスコミュニケーションツールは対面形式が主流でしたが、社会と経済のグローバル化等に伴って情報伝達や共有の加速化が求められています。
対面形式では会議の日程調整や、参加者の移動時間・経費がネックなので、どれだけ効率化を進められるかが企業間の課題です。
今回は近年導入が始められているWeb会議・テレビ会議の利点と導入のポイントをご紹介いたします。
Web会議・テレビ会議それぞれの強みを理解して効率化を図る
Web会議は参加者が個々のパソコンから参加する、テレビ会議は大人数が一堂に会してテレビを経由して遠隔地の人とコミュニケーションを取るという違いがあります。
職場での用途別に効率良く進められるコミュニケーションツールは変わってきますので、用途に合わせたものを選ぶ事が大切です。
・・Web会議は情報共有が早く、場所を問わずに参加できる
資料変更目的の会議や社外の方との打ち合わせには、会議参加メンバーなどをフレキシブルに変更できるWeb会議が適しています。
パソコン上で会議の画面を開きながらデータを閲覧できますし、クラウド共有をしていればそれぞれのメンバーが修正などを行うことも可能です。
さらにパソコン・インターネット環境・Webカメラがあれば場所を問わずに参加出来るメリットがあります。
Web会議はメンバーの参加率がアップする上に、情報共有スピードが早く、迅速な意思決定が実現する会議形態です。
・・テレビ会議は対面式の臨場感を保ちつつ、遠隔要素を持つ
テレビ会議は対面形式と遠隔要素を組み合わせた形態と言っても良いでしょう。
役員会議などの重要ミーティングであれば、一度に大人数の顔を見られるテレビ会議を用いると、対面形式と同様の臨場感を保ったまま会話を進めることが出来ます。
対面形式の利点を保ちながらも、遠隔地のメンバーとも会議を進めることができるので、会議の形態が変わると柔軟に対応する事が難しいというような場合であっても対応しやすい形式です。
Web会議はセキュリティ・通信環境、テレビ会議は音声が導入のポイント
Web会議とテレビ会議を導入する際のポイントはそれぞれ異なります。
前者はインターネットセキュリティ・通信環境、後者は音声のコンディションが主に重視すべきポイントです。
下記で形態別のポイントをご紹介いたします。
・・Web会議はセキュリティのリスクヘッジと通信環境設定がカギ
Web会議ではパソコンで様々な業務をこなすため、セキュリティ面でのリスクヘッジ、通信環境のカスタマイズが大切なポイントとなります。
＊セキュリティのリスクヘッジ
1.追跡調査等の情報漏えい対策機能
2.セキュリティレベルの調整
3.システムのアクセス権限
＊通信環境のカスタマイズ
1.マンツーマン・大人数どちらでも対応可能な設定への変更
2.アクセス集中時の通信速度の維持
これらの設定を搭載していたり、専用のアプリケーションで後から設定出来るWeb会議システムが望ましいです。
・・テレビ会議はコスト・多方面からの接続・音声の明瞭性を見る
テレビ会議は対面形式と似ているので、視覚情報と聴覚情報が密接に関わっています。
しっかりと音や映像を届けることができるシステムかどうか、また拠点が多い場合にかかる費用などを確認しなければなりません。
＊費用：導入コスト・ランニングコストは低く抑えられるか
＊接続：多方面からの接続には対応が可能か
＊品質：音声・画像は明瞭性のあるものか
特にテレビ会議システムは多方面接続に対応していないものもあるので、事前にトライアルシステムを試験導入してみるのも手です。
会議を効率化させて情報伝達・共有の速度を上げる
Web会議・テレビ会議を導入すると、企業にとって様々な恩恵を受け取れます。
グローバル化の進む社会で業務効率を向上させるには、会議形態の変更もひとつの手段です。
ご自身の職場に適した会議システムを利用してみてはいかがでしょうか。
