時間ロスの原因!?定例会議の改善法

 

従来から行ってきた定例会議や報告会議。

「それって本当に必要?」と思うことはありませんか?

 

最近は定例会議を廃止する企業が年々増えている傾向に。

労働生産性を向上するために、まずは社内の時間ロスをなくす取り組みとして、ここでは、無意味な定例会議からの脱却法をご紹介します。

 

 

会議は廃止か改善で対処しよう

明らかに必要ない会議で社員を拘束してしまうと、その分社内の作業量が失われてしまいます。

「この会議は何のために行うのか?」「全員を集めてまで開く会議なのか?」という事を考え、会議が必要か否かを決めていくことが求められます。

一見不必要に見える会議であっても重要なコミュニケーションの一環となっているものもありますので、しっかり重要性を見極める必要があります。

 

以下では会議を廃止するポイントと改善するポイントをまとめました。

 

会議を廃止するポイント

 

1.報告がメインの会議はメールやチャットで代替可能

 

逐一業務報告のために会議を開くのは明らかに時間のロスです。

ただ配布資料を周知したいのであれば、メールやチャットアプリで資料を一斉送信すれば事足ります。

 

アメリカ発のコミュニケーションサービスの「Slack」はあらゆる種類のファイルでも簡単に共有できるので、現在大変需要が高まっているコミュニケーションツールです。このようなツールを活用して業務の円滑化を図る事もできます。

 

 

2.慣習的な会議は廃止する

 

昔から毎週◯曜日は会議の日、と決まっている企業も多いのではないでしょうか。

蓋を開けてみると会議らしいことは何もしていない・・・なんて事態も無きにしもあらず。

 

有益な意見交換がなされていない場合は形骸化された会議を廃止する潔さが必要になります。目的の無い会議は生産性向上の妨げになってしまいます。

 

 

3.意見が出てこない会議は開く必要がない

 

意見を求めても誰も言わないような会議であれば、業務に専念した方が生産性は上がります。

進行役が間をつなごうとして自分の意見を言ったり、役員などの重役にお伺いしてしまうと、他の参加者が萎縮して余計に意見が言えなくなってしまうおそれがあります。

意見の飛び交わないテーマは必要とされていないテーマだと理解し、会議を繰り返さないようにしましょう。

 

不必要な会議が廃止されると、本当に必要な会議や急を要する会議に割く時間や人員・場所が確保されるようになります。時間ロスの削減が生産性を増加させていくのです。

 

 

会議を改善するポイント

 

1.遅くても前日の夕方までには資料を配布する

 

配布資料の説明から会議を始める事はとても非効率です。

すぐ問題などに対する議論に入れたら非常に有意義な会議になりますよね。

そのために会議担当者は遅くても前日の夕方までには会議に使う資料を配布するのがマストです。

 

また、必ず会議の時間までに目を通してもらう事が必要になります。

補足があれば少し説明するだけで参加者は理解してくれるので、会議時間の短縮に一役買います。

 

 

2.拘束時間は長くても60分以内

 

長々と会議をしたからと言っても良い結論になるとは限りません。

あらかじめ会議の開始時刻と終了時刻を参加者に伝えておくと、参加者は時間を意識するので集中して会議に臨めます。

ベストな時間は15分から30分ですが、長くても60分以内に設定しておくと集中力は保たれます。

 

 

3.立って会議をする

 

会議中に眠気が襲ってきたり、集中力が無くなってしまう参加者をよく見かけますよね。

そんな場合は立ちながらの会議を推奨します。

 

アメリカのワシントン大学で行われた研究結果によると、立って会議をしたグループが座って会議をしたグループよりも参加者間の協力意識が高く、内容が充実した作品を作成できたという報告があります。

立ちながらの会議で集中力を上げ、効率の良い会議になる事が期待できるでしょう。

 

 

これらのポイントを参考に、試験的な会議を実施して周囲からの反応を聞いてみると新しい課題点が見つかるかもしれません。

試行錯誤して会議のクオリティを上げれば、業務の効率化・生産性向上に繋がっていくでしょう。