社内においても、対面によるコミュニケーションは大切です。
しかし、スピード感と確実性が求められる今の時代、ビジネス向けツールを使いこなせば業務をもっと効率化できます。
電話、メール、チャットツールのメリット・デメリットと、社内コミュニケーションツールとしておすすめしたいチャットツールについて解説していきます。
電話は対面の延長、メールは速く届く手紙
・・電話はリアルタイムでやり取りできるが証拠が残らない
電話はリアルタイムで会話を交わすことで、相手の反応を見ながら細かな情報まで共有できます。
ですが、相手の時間を奪い、記録が残らないデメリットがあります。また、基本電話は1対1のやり取りです。
・・メールは確実性が高い反面、時間がかかる
メールは長文の伝達事項も確実に伝えることができ、複数の人にまとめて送ることもできます。
相手の時間をその場で奪うわけでもありません。資料の添付などもできます。
その反面、メール作成に時間がかかることで自分の時間が奪われ、相手がメールチェックするのを待つため処理スピードは遅くなります。
ビジネスチャットツールで電話とメールのデメリットを克服
ビジネス向けのチャットツールなら、電話とメールのデメリットを克服しつつ、更にコミュニケーションを活性化できます。
・素早いコミュニケーションが可能
メールが「手紙」ならチャットは「会話」ですから、素早く情報を送信でき、メールより速い反応が期待できます。
・記録が残る
チャットツールは記録を残せます。
ただし長文のマニュアル的なものはファイル添付で送ったほうが確実でしょう。
・複数のスタッフで情報を共有
電話と違って複数のスタッフにまとめて情報を送信できますから、素早く複数人での情報共有が可能です。
・ファイル送信
セキュリティ機能を備えたビジネスチャットツールなら、安心してファイル送信ができます。
もちろん、送信したファイルは複数スタッフで閲覧できます。
・相手の時間を奪わない
もしも相手が顧客と電話中でも、チャットツールなら電話の邪魔をすることはありません。
今取り掛かっている作業を終え、時間のできたときに返信することが可能です。
・自分の時間も奪われない
チャットツールはいわば「会話」ですから、メールのように形式にとらわれずに素早くテキストを送ることが可能です。
メールだと、「メールを送る」という作業自体が時間のかかる業務になりがちですが、チャットツールなら、隣のデスクにいるスタッフに話しかけるのと同じスタンスで必要な情報を送信できます。
・チームでのプロジェクトに
チャットツールならグループチャットが可能ですから、プロジェクトや部門ごとにグループを作り、必要な情報を共有することができます。
直接全員が集まることが難しくても、チャットグループでいつでも情報を共有し、発信することができます。
・チームを超えたコミュニケーションに
他のチームと連携してプロジェクトを進める場合などにも、チャットツールですぐに情報を連携できます。
更には、直接話しかけるのは気の引ける上司などにもチャットなら気軽に相談できるかもしれません。
おすすめの社内チャットツール
社内コミュニケーションにおすすめのチャットツールをご紹介します。
タスク管理に優れた「ChatWork」
画像引用元：http://www.chatwork.com/ja/download/
ChatWorkはタスク管理機能に優れ、感覚的に操作できることで多くの企業で使用されています。
海外で大人気「Slack」
画像引用元：https://slack.com/
世界中で100万人以上のユーザーがいるSlack。
まだ日本語版が出ていないのが残念です。
ビデオ電話もできる「WowTalk」
画像引用元：https://www.wowtalk.jp/lp/201610-01.html
スマートフォン向けのアプリで無料通話ができるWowTalk。
タスク管理やグループトークもできます。社内SNSのアプリで、情報漏洩防止対策も万全です。
社内向けチャットツールを活用して、円滑でスピードのある社内コミュニケーションを実現させましょう。
