業務プロセス可視化がもたらす2つのメリットと失敗してしまうケースをご紹介

 

営業、生産管理、販売など、各部門で行われる業務が関係し合って構成される業務プロセス。

長時間労働の是正などを目指すために平成29年3月28日に決定した「働き方改革実行計画」の影響もあってか、複雑な業務プロセスを可視化して効率を向上させようとする気運が高まっています。

 

そこで今回は、業務プロセスを可視化するで企業や従業員にもたらされる2つのメリットと可視化に失敗してしまうケースをご紹介します。

 

 

業務プロセス可視化がもたらす2つのメリット

業務のプロセスを可視化するということは、業務全体の流れを図に落とし込んだフローチャートを作成し、企業内の各部門がそれぞれ行う業務を洗い出すこととも言えます。

 

文章や口頭ではわかりづらかったプロセスも、最小限の情報だけで伝達できる図に落とし込むことで、業務の手順や内容が俯瞰的に捉えられ、企業にとっても従業員にとってもメリットが生まれます。

 

 

1.業務の問題点を見つけ改善策を考えられる

 

業務プロセスを可視化することで、業務の問題点をあぶり出され、それに対する改善策を講じられます。

 

例えば、従業員が業務全体を俯瞰することで

「実は同じような工程が二重に行われていた」「一つの場所でまとめてできる作業が複数の箇所で行われていた」

といった、これまで気付かなかった効率の悪い工程や不必要な業務が見つけやすくなり、改善に向けた対策を講じられます。

 

またフローチャートで業務の流れを書き出すことによって、問題が起きやすい工程を早期に発見できます。

 

 

2.従業員個人が企業全体の目標に沿って仕事を行える

 

業務プロセスの可視化によってもたらされるもうひとつのメリットとして、各従業員の業務理解度を高めるということも挙げられます。

 

それまで自身の業務のみに従事していた従業員もフローチャートで全体の流れを確認することで「自分の担当業務が会社全体の大きな流れの中でどんな役割を果たすのか」を一人ひとりが理解でき、各々が大きな目標に沿って自身の仕事を行いやすくなります。

 

企業としての全体の流れを理解できれば、情報や伝達不足のためこれまで自分の仕事を言われるままに行ってきた従業員の活躍も見込めます。

 

 

業務プロセス可視化で失敗する理由〜フローチャートが肝

 

企業、従業員ともにメリットがある業務プロセスの可視化ですが、業務の流れをわかりやすく洗い出すために図式化したフローチャートが原因で、可視化に失敗してしまう場合もあります。

 

業務効率の向上に結びつかないフローチャートの特徴としては、業務がどこから始まるのか、どんな条件の時にどの業務を行うのかがわかりづらいといったことが挙げられます。

業務プロセスの可視化に失敗しないためにも、フローチャートは時系列や条件分岐などに注意し、丁寧かつわかりやすく整理することが肝心です。

 

以上、業務プロセスの可視化のした場合のメリットと失敗してしまうケースをご紹介しました。

業務の洗い出しがうまくいかないと難しいという点はありますが、業務プロセスを可視化することで企業、個人の成長が見込めます。

誰が見てもわかりやすいフローチャートを作成し、さらなる業務効率の向上を図ってみてはいかがでしょうか。