仕事をするにあたって欠かせない「ビジネスメール」ですが、送る際のマナーやタイミングなどで悩むこともあるものです。
しかし、コツさえ覚えてしまえばストレスを感じることなくメールのやり取りができるようになりますし、顧客の心を掴むことだってできます。
ここでは、ビジネスメールを送る時のコツを4つご紹介します。
1.重要な「書き出し」では誤字脱字のチェックを徹底！
ビジネスメールで最も大事なポイントは「書き出し」であると言っても過言ではありません。
書き出しは、メールを受け取った相手が最初に目にする箇所です。
ここで誤った表現や誤字脱字が目立つと、相手に不快感や不安感を与えることにもなりかねません。
メールを送信する前に、書き出しの部分に誤字や脱字などがないか再度チェックすると良いでしょう。
・・重要な顧客の場合は書き出しに一工夫を加える
ビジネスメールを送る機会が増えるほど、メールの内容も定型文が多くなってしまいがち。
もちろん、作業効率化を図るために定型文を用いるのは悪いことではありません。
しかし「これから密な関係を築いていきたい！」と思っている顧客に対しては、メールの書き出しや内容に一工夫を加えてみると良いでしょう。
例えば、いつもならば
「お世話になっております、○○株式会社の△△と申します」
で始まるところを、
「いつもお世話になっております、○○株式会社の△△です。先日はお打ち合わせの時間を作っていただき、ありがとうございました！」
とするなど、自分の感情を入れてあげると印象がガラっと変わります。
もちろん、ビジネスメールにおける最低限のマナーを守ることが前提です。
「砕けすぎず堅苦しすぎない」内容のメールがベストでしょう。
2.タイトルは「メールの内容がひと目でわかる」ように
次に大切なポイントが、メールの件名…つまり「タイトル」です。
新社会人の方にありがちなのは、件名を「○○株式会社の△△です」というような自己紹介にしてしまうケース。
もちろん、初めてのやり取りであればこれでも問題はありません。
ただし、特定の案件に関する相談メールの場合は「件名をひと目見れば内容がわかる」ような、相手にとって親切なタイトルにするよう心がけましょう。
3.就業時間外のメールは23時〜翌朝6時まで控える
メールは双方が都合に合わせていつでも確認できる便利なツールです。
ただしビジネスで用いる場合は、送る時間帯や曜日に多少なりとも気を使うのがマナーです。
一番気をつけたいのは、就業時間外のメール送信です。
例えば、相手の会社が10時始業〜18時終業という場合は、夜23時頃から翌朝6時くらいまでは仕事をしていないはずです。
よほど急ぎの用でない限りその時間帯にメールを送るのは控えましょう。
どうしても急ぎの用件でメールを送らなければならない場合は「なぜその時間帯にメールを送ったのか」を文章内に組み込みましょう。
4.緊急時や早急なレスポンスが欲しい場合は電話を活用する
緊急時や早急に相手のレスポンスが必要となる場合は、メールではなく電話を活用することをおすすめします。
他にも、細かな感情を伝えたい時やお詫びの気持ちを伝えたい場合などは、電話にした方が相手に誠意を見せることができるでしょう。
場面に応じて、メールと電話のどちらが良いのかを見極めることが大切です。
ビジネスメールを活用して顧客の心を掴もう
ビジネスメールは慣れるまでに時間がかかりますが、慣れてしまえば基本的なマナーを抑えつつ好感を持たれる文章が書けるようになります。
皆さんもぜひそれぞれのポイントをつかんで、顧客の心を動かすビジネスメールを作成してください！
