今、政府がすすめている働き方改革でも長時間労働や労働人口不足、雇用格差の問題が指摘されていますが、いずれにおいても解決に向けて必要となってくるのは業務改善です。
効率よく業務改善をするためには、現状把握と問題点の洗い出しを正確に行うことが必要です。
ここでは、業務改善を行うための効果的な方法をご紹介します。
・1・まずは業務改善の目的とゴールを明確にする
業務改善をするにあたり、最初にするべきことは問題点を見つけることではなく、「どんな目的でどこをゴールとして業務改善をする必要があるのか」を明確にすることです。
ゴールが定まっていないと、改善すべきことの優先順位がちぐはぐになってしまったり、途中でプロジェクトが頓挫する可能性が高まります。
目的が複数ある場合にも、それぞれに「◯◯を△△までに達成する」といった目標をたててみましょう。
・2・現状を正確に把握し、可視化する
目的とゴールが明確になったら、現在行われている業務を正確に把握します。
現状を把握するためには様々な方法があると思いますが、いずれの方法においてもワークフローを作るなど、可視化をしておきましょう。なお、現状把握には次のような方法が効果的です。
①ヒアリングをして業務の改善点を可視化する
誰がどんな業務を行って、どういった点に疑問や問題を感じているのかを細かくヒアリングします。プロジェクトの概要を知らない人に対しては、まずはヒアリングをする目的を伝え、業務の内容だけでなく、
＊その業務をいつ行っているのか
＊その業務にどのくらいの時間がかかるか
などといったことも細かく聞いておきましょう。
ヒアリング対象者から「こうしたら良いと思う」といった改善策が提示されることも予想されますが、業務全体ではなく、自分の担当だけを範囲とした主観的な意見であることも多いため、現段階では参考程度にとどめておきましょう。
②BPMNを利用して業務手順を可視化する
BPMNとは「ビジネスプロセスモデリング表記法」と呼ばれる、業務手順を可視化するための表記ルールのことで、表記が簡易でわかりやすい点が特徴です。関係者間での共通言語として覚えておくことで、今後ワークフローを作る際にも素早く、わかりやすいものを作ることができます。
・3・問題点を洗い出して業務のスリム化を図る
現状把握ができたら、問題点の洗い出しを行います。洗い出しは次のような方法で行うと効果的です。
①「なぜなぜ分析」を行って問題の本質を明らかにする
なぜなぜ分析とは、製造業で品質に問題が生じた時などによく使われている解決手段です。
ひとつの問題に対して「なぜ」を繰り返していくことで問題の本質にたどり着けるというものです。原因にたどりつくまで「なぜ」は5回ほど繰り返されるケースが一般的です。
②日常的な業務の必要性を問う
業務改善をスムーズに行うためには、仕事のスリム化は欠かせません。
しかし、日常的に行っている業務が本当に必要なのかは、その業務を行っている本人にはわかりにくいものです。
特に担当が1人しかいない業務については、他の人でも代行が可能かもしれませんし、全員参加のミーティングも、毎回全員が参加する必要はないかもしれません。
いずれにしても客観的な視点が必要ですので、時に当事者ではなく外部のコンサルタントを利用することも有効でしょう。
1〜3のステップを繰り返して計画を都度アップデート
1から3までのステップを終えれば、あとは業務改善のための計画書を作成し、実施するのみです。
ただし、いくら計画書に沿って実施をしても、不測の事態や新たな問題点は生じるものです。
その場合は、改めて目的と目標を確認し、2の現状把握と3の問題点の洗い出しを行った上で計画の修正を行いましょう。
この作業を繰り返し行い都度アップデートすることで、大幅な業務改善を行うことなく、常に最適な状態で業務をすすめることができるでしょう。
