常に改革を検討する必要があるフロントオフィス業務に比べ、どうしても昔ながらのフローにとらわれがちで、煩雑な業務が多いのが、バックオフィス業務です。
仕組化すべきところが上手く仕組化できないなど、改善が進みにくい特徴がありますよね。
最近ではバックオフィス業務を改善し、コスト削減を狙う企業も増えてきました。ツールの利用によってバックオフィスの業務を飛躍的に効率化させた企業もあるでしょう。
更に効率化しようと、バックオフィスの外注化も進んでいます。
それでは、バックオフィス業務の具体的な改善案をご紹介します。
バックオフィス業務は可視化することで効率が上がる
勤怠管理や備品の注文など、一つ一つの業務が細かく煩雑なために、どの業務にどれくらいの時間がかかるのか、業務の作業手順などが明確にしにくいのがバックオフィス業務の特徴とも言えます。
その為、無駄な業務を見つけにくく、効率化しにくいのです。
まずは業務内容を可視化することが第一段階です。どんな細かい業務も可視化し、本当に必要な業務なのか、そこまで時間をさく必要がある業務なのかを見極めましょう。
属人化から標準化へ！ マニュアル化の大切さ
「一つ一つの業務が簡単だから」「業務の数が多すぎてわざわざ書き留めていられない」「ルーチンワークなので同じ部署内の人なら言えばわかる」そんな理由からか、バックオフィス業務はきちんとマニュアル化されていないことがあります。
そのような状況では、「特定の備品を購入するには特定のスタッフがいないとやり方がわからない」「商品の場所を知っているのが特定のスタッフだけ」という属人化が発生してしまうでしょう。
そしてスタッフによってやり方もまちまちで、誰か一人だけが効率的な方法を知っていたり、誰かがとても非効率的な方法で業務をこなしていても誰も気づかない、というように、非効率的な状況になりやすいです。
どんな業務も一番効率的な方法をマニュアル化することで、誰でも効率的に業務をこなせるようになります。
日々の雑務も積もり積もれば莫大な作業時間となります。こうした作業時間を負担なく削ることが大切です。
例えば、備品購入の方法をマニュアル化し、備品はその備品を必要とするスタッフが各自購入すれば、備品購入の業務自体をなくせます。
この場合、備品購入→備品管理は誰でも確認できるように一元化されていることが必要です。誰が何を持っていて、何が余っているか、本当に購入が必要なのかが一目で判断できれば、備品管理の専任スタッフは必要ないのです。
経理は誰にでもできる！ 専門分野はツールと専門家に頼ろう
わかりやすいマニュアルと使いやすいツールさえあれば、勘定科目や複式簿記を知らなくても必要事項を入力するだけで経理の伝票ができあがります。
決算書やキャッシュ・フロー計算書も自動で作れます。
月次チェック、決算などだけは、会計士などの専門家に頼ってもいいですね。
受発注データや在庫管理、営業管理ツールと連携すれば、全ての業務のプロセスをどのスタッフでも確認、入力可能になります。
改革を後回しにしがちなバックオフィス業務こそ、可視化やマニュアル化、適切なツールの利用、そして専門家の活用によって効率化し、改善しましょう。
